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EP017 Das Geheimnis der perfekten Fußzeile - in PowerPoint

„Nichts!“ ist PC’Ls Antwort. Genau: nichts. Denn Anna hatte gefragt, was in die Fußzeile einer PowerPoint-Folie hineingehört.
In die Fußzeile der PowerPoint-Datei gehört gar nichts hinein. Bei Präsentationen live vor Publikum sind Fußnoten, Datumsangaben und Foliennummern völlig überflüssig. Denn das Kleingedruckte ist erstens nicht zu lesen und zweitens ein Störfaktor, der von den eigentlichen Inhalten ablenken kann.

Bitte verzichte deshalb bei allen Vorträgen und Live-Präsentationen auf die Fußzeile in PowerPoint. Konzentriere Dich lieber auf die prägnante Darstellung Deiner Inhalte: Generell wenig Text auf den Folien, dafür aussagekräftige Schaubilder und plakative Fotos. Du wirst sehen: Niemand wird die Fußzeile auf der Leinwand vermissen.

Es gibt allerdings Fälle, in denen Du eine Fußzeile brauchst. Zum Beispiel dann, wenn die Folien nicht nur als visuelle Unterstützung Deines Vortrags dienen, sondern auch als Handout in gedruckter Form oder als PDF ausgehändigt werden sollen. Ein echtes Dilemma. Nicht nur wegen der Fußzeile, sondern auch, weil Folien, die für die Leinwand optimiert worden sind, ohne ergänzenden Text nicht als Handout funktionieren. Mit welchen Tricks es trotzdem geht, verrät Dir PC’L in seinen Tipps:

Peter Claus Lamprechts’ Tipps für die perfekte Fußzeile in PowerPoint

Generell gilt: Fußnoten sind auf PowerPoint-Folien überflüssig. Entferne sie.

Tipp 1: Fußnoten in PowerPoint entfernen

Klicke im PowerPoint-Menü auf Einfügen > Text > Kopf- und Fußzeile. Im Fenster „Kopf- und Fußzeile“ entfernst Du alle Haken bei Datum und Uhrzeit, Foliennummer und Fußzeile. Dann klicke auf den Button „Für alle übernehmen“. Damit wird auf allen Folien die Fußzeile gelöscht.

Tipp 2: Gestalte die Fußzeile unauffällig

Falls Du auf eine Fußzeile in PowerPoint nicht verzichten kannst, weil Du die Datei auch als Ausdruck oder als PDF verteilen möchtest, dann gestalte die Textfelder der Fußzeile möglichst unauffällig, damit sie während der Live-Präsentation nicht stören. Gehe dazu in PowerPoint in die Folienmaster-Ansicht (Ansicht > Masteransichten > Folienmaster) und klicke in der Spalte links auf das oberste Miniaturbild, den Folienmaster. Auf der rechts groß dargestellten Folie erkennst Du die verschiedenen Platzhalter für Titel, Inhalt sowie Datum, Fußzeile und Foliennummer. Markiere die drei Platzhalter der Fußzeile und ändere die Schriftfarbe z.B. auf Grau. Wichtig ist, dass die Schriftfarbe sich nicht so deutlich vom Hintergrund abhebt. Zusätzlich kannst Du die Schriftgröße auch verkleinern.
Der Effekt dieser Maßnahmen: Auf der Leinwand oder auf dem Bildschirm sticht die Fußzeile nicht so sehr hervor. Auf dem Ausdruck bzw. im PDF wird sie aber noch ausreichend gut zu erkennen sein.

Tipp 3: Nutze die Notizenansicht für das Handout

Mithilfe der Notizenansicht erreichst Du, dass Fußzeilen nur im Ausdruck bzw. im PDF zu sehen sind. Die Folien selbst haben keine. Zusätzlich kannst Du in die Notizen Erläuterungen zu den Folien schreiben.

  1. Entferne die Fußzeilen aus den Folien (siehe Tipp 1).
  2. Gehe in die Notizenmaster-Ansicht (Ansicht > Masteransichten > Notizenmaster). Dort verschiebst Du die Platzhalter entsprechend Deiner Wünsche und passt ggf. Schriftart und -größe an.
  3. In der Notizenmaster-Ansicht legst Du auch gleich die Inhalte der Kopf- und Fußzeilen fest: Einfügen > Text > Kopf- und Fußzeile. Beachte, dass Du das jetzt im Bereich „Notizen und Handzettel“ machst.
  4. Wenn alles vorbereitet ist, kannst Du die Datei ausdrucken oder als PDF speichern. Dabei musst Du folgendes beachten:
    Ausdruck: Datei > Drucken. Im Abschnitt „Einstellungen“ wählst Du statt „Ganzseitige Folien“ die Option „Notizenseiten“. Klicke auf „Drucken“, um den Ausdruck zu starten.
    PDF-Export: Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen, dann ein Klick auf den Button „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Im Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ klickst Du auf den Button „Optionen“ und wählst unter „Was veröffentlichen“ statt „Folien“ die Option „Notizenseiten“ und bestätigst mit OK. Jetzt kannst Du einen Dateinamen wählen und auf „Veröffentlichen“ klicken.

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Credits

Episoden-Bild: Xavier Foucrier, Unsplash.

Unsere Portrait-Fotos: Nina Grützmacher.

Musik: „Endless Possibilities“ von Peter McIsaac Music (PremiumBeat).

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