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Vorsicht, Tücke! PowerPoint und Co. souverän meistern.

EP027 Tücken von PowerPoint und Co.

Anna Momber-Heers sagt: „PowerPoint ist eben alleine noch lange nicht die Präsentation!“
Und das stimmt.

Microsoft PowerPoint ist das am weitesten verbreitete Präsentationsprogramm. Gerade in größeren Unternehmen ist dieses Tool der De-facto-Standard, um Vorträge und Präsentationen medial zu unterstützen. Diese Popularität hat jedoch auch Nachteile:

  • Erstens glauben offenbar viele Vortragende, man müsse zwingend jede Präsentation mit PowerPoint-Folien versehen.
  • Und zweitens ist inzwischen die „typische PowerPoint-Präsentation“ zu einem Synonym für schlechte Präsentationen geworden.

Der zweite Punkt ist wirklich kein Wunder, denn die meisten Anwender nutzen das Programm wie eine Textverarbeitung und stellen mit „Copy & Paste“ möglichst schnell ihre Foliensätze zusammen. Eine gründliche Vorbereitung auf die Präsentation findet nicht mehr statt. Stattdessen werden nur alte Folien recycelt und die Lücken mit Textaufzählungen gefüllt.

Eine zentrale Kernbotschaft? Ein gut erkennbarer roter Faden? Verständliche Visualisierungen? Alles Fehlanzeige! Ist ja nicht schlimm, das machen ja alle so …

PowerPoint ist das perfekte Präsentationswerkzeug, wenn Du seine Tücken meistern kannst

Die gefährlichste Tücke von PowerPoint ist, dass Du zum Sklaven Deiner PowerPoint-Folien wirst. Deshalb stellt mir Anna gleich zu Beginn der Episode die Frage, wie ich mich als PowerPoint-Profi vor einem Programmabsturz während der Präsentation schütze (die Antwort folgt weiter unten in meinen Tipps).

Doch bevor ich hier meine Tipps aufschreibe, lass Dir bitte Annas Frage auf der Zunge zergehen: Angenommen, Du präsentierst – und während Deiner einleitenden Worte stürzt PowerPoint ab! Schwarzer Bildschirm, nichts geht mehr. Ja, was machst Du dann?

  • Versinkst Du im Boden?
  • Verschiebst Du die Präsentation auf einen anderen Tag?
  • Zuckst Du mit den Schultern, murmelst „Typisch PowerPoint!“ und verlässt den Raum?

Wenn das Deine einzigen Optionen sind, dann hast Du Dich nicht richtig vorbereitet und Dich damit zum Sklaven Deiner PowerPoint-Folien gemacht. Denn ohne die Folien bist Du aufgeschmissen. Bitte mach das künftig anders!

Die Tücken von PowerPoint und Co. – und wie Du sie meisterst

Erste Tücke: PowerPoint stürzt ab

Software und Hardware kann versagen. Deshalb wird bei besonders wichtigen Veranstaltungen, z.B. Hauptversammlungen, die Technik zweifach redundant aufgebaut. Falls der Präsentationscomputer ausfällt, kann direkt auf das parallel laufende System umgeschaltet werden. Außerdem laufen alle Computer-Systeme über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), damit im Falle eines Stromausfalls die Geräte keinen Schaden nehmen und nicht neu gestartet werden müssen. Und für den Fall, dass ein Mikrofon versagt, liegt ein Ersatzmikrofon bereit usw.

Für normale Präsentationen und Vorträge ist so ein großer technischer Aufwand natürlich übertrieben. Aber Du hast auch im Kleinen gute Möglichkeiten, das Risiko eines PowerPoint-Absturzes zu minimieren:

Tipp eins

Speichere Deine Präsentationsdatei nicht nur auf Deinem Notebook, sondern auch auf Deinem Tablet-PC oder iPad. Falls es mit dem Notebook ein Problem geben sollte, kannst Du über einen Adapter das Tablet mit dem Projektor verbinden – und die Präsentation geht weiter.

Tipp eineinhalb

Speichere Deine Präsentationsdatei auf einen USB-Stick. So hast Du die Chance, die Präsentation über einen anderen Rechner wiederzugeben.
Aber beachte bitte, dass es unterschiedliche PowerPoint-Versionen gibt. Es kann daher sein, dass nicht jeder Rechner Deine Präsentationsfolien so darstellt, wie Du es vorbereitet hast. Deshalb speichere die Präsentationsdatei zusätzlich noch im PDF-Format auf den USB-Stick. Damit kannst Du Deine Folien auch wiedergeben, jedoch ohne Übergangseffekte und Animationen.

Tipp zwei

Bereite Dich so auf Deine Präsentation vor, dass Du zur Not auch ohne PowerPoint-Folien präsentieren kannst:

  • Verfasse einen kurzen Text (maximal drei Sätze), der genau beschreibt, worum es in Deiner Präsentation geht. Übe diesen Text, damit Du ihn jederzeit wiedergeben kannst.
  • Verdichte diesen Text zur Kernbotschaft Deiner Präsentation. Formuliere die Kernbotschaft so, dass Dein Publikum sie sich gut merken und weitererzählen kann.
  • Entwickle einen roten Faden, einen Plot, der Dir hilft, Deine Präsentation vom Anfang bis zum Ende frei aus dem Gedächtnis vorzutragen.
  • Mach Dir Skizzen von Deinen Diagrammen und Visualisierungen. Das erleichtert die Umsetzung in PowerPoint. Und es versetzt Dich in die Lage, auch ohne PowerPoint Deinen Vortrag visuell zu unterstützen, z.B. am Flipchart.

Zweite Tücke: PowerPoint verführt dazu, sich schlecht vorzubereiten

Das habe ich zu Anfang dieses Textes schon geschrieben: viele Anwender nutzen PowerPoint wie eine Textverarbeitung und stellen ihre Präsentationsfolien mit „Copy & Paste“ zusammen. Das verführt Dich leider dazu, bereits bestehende Folien wiederzuverwenden, auch wenn sie gar nicht so gut zum neuen Vortrag passen.

Mein Tipp: Lass PowerPoint zu Beginn Deiner Vorbereitungen ausgeschaltet und arbeite analog mit Stift und Papier. Mach Dir Notizen, entwerfe Deine Visualisierungen als einfache Skizze oder zeichne Deinen roten Faden z.B. als Flussdiagramm. Erst, wenn Dein Konzept steht, fährst Du den PowerPoint-Rechner hoch. Du wirst sehen, dass dieses analoge Vorgehen sogar Zeit spart, weil die Umsetzung in PowerPoint aufgrund der Vorarbeit schneller von der Hand geht.

Dritte Tücke: die PowerPoint-Folien geben den Takt vor – und nicht Du

Das ist eine Variante der Versklavung durch PowerPoint: Du präsentierst das, was auf der Folie zu sehen ist. Dann schaltest Du weiter, die nächste Folie erscheint, und Du präsentierst das, was auf dieser Folie zu sehen ist usw. Auch hier wärst Du ohne die Folien aufgeschmissen, weil Du Deinen roten Faden nicht im Kopf hast. Du brauchst die Folien, damit Du weißt, was Du wann sagen musst.

Mein Tipp: Entwickle einen roten Faden und übe ihn ein. Gestalte die Folien so, dass sie nicht selbsterklärend sind, sondern nur in Verbindung mit Deinem Vortrag funktionieren und das, was Du sagst, unterstützen. Trage frei vor, damit nicht die Folien den Takt vorgeben, sondern Du.

Denn Du bist die Präsentation! Nicht PowerPoint!

Alles steht und fällt mit der Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel für exzellente Präsentationen. Sei es die Arbeit an Deiner Performance auf der Bühne oder das Gestalten und Optimieren Deiner unterstützenden Medien. Wir helfen Dir und Deinem Team gern dabei. Ruf uns einfach an!

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Shownotes

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Credits

Episoden-Bild: Michael Allen, Unsplash.

Unsere Portrait-Fotos: Nina Grützmacher.

Musik: „Endless Possibilities“ von Peter McIsaac Music (PremiumBeat).

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